Responsible Minerals Complaint Procedure
Ganzhou Sunny Non-ferrous Metals Co., Ltd. Responsible Minerals Complaint Procedure
贛州市光華有色金屬有限公司負責任礦物申訴程序
1.目的
確保公司鎢原料采購符合《負責任礦物審驗流程》要求,認真履行企業(yè)社會(huì )責任,建立規范、科學(xué)、有效的申訴機制,允許任何相關(guān)方(受影響人員或舉報者)說(shuō)出與采礦、貿易、加工和運輸情況有關(guān)的疑慮并得到妥善得到妥善處理。本文件詳細列明如有人對本公司所做決定提起申訴,本公司及申訴人須遵守的程序。
2.依據
《負責任礦物審驗流程鎢冶煉廠(chǎng)標準》、《供應鏈政策》等。
3.適用范圍
本程序適用于本公司的相關(guān)方及本公司涉及負責任礦物采購相關(guān)工作的部門(mén)及人員。
4.管理機構及職責
公司負責任礦產(chǎn)供應鏈小組負責處理申訴相關(guān)工作。
5.申訴原則
5.1.程序原則:申訴人提出申訴和參與申訴應遵照本程序;公司接受和處理申訴也應按照本程序的要求進(jìn)行。
5.2.事實(shí)原則:申述人應根據具體事實(shí)而非公司的戰略、政策或方針提出申訴,并充分、完整地提供事實(shí)的證據和材料,公司接受和處理申訴應以查清事實(shí)為基本出發(fā)點(diǎn)并根據查清的事實(shí)作出處理。
5.3.關(guān)聯(lián)原則:申訴人可為個(gè)人或團體,申訴事項與公司的產(chǎn)品及其供應鏈、
生產(chǎn)管理決策活動(dòng)、業(yè)務(wù)關(guān)系、外部業(yè)務(wù)關(guān)系相關(guān);公司不接受也不處理與公司不存在任何關(guān)系的申訴。
5.4.保密原則:申訴人和公司均應在保密的原則下,對申訴事項進(jìn)行嚴肅認真處理,在申訴處理過(guò)程中,申訴人和公司相關(guān)人員均應保守秘密,不在處理程序結束前就申訴進(jìn)行和內容做公開(kāi)披露。
5.5.及時(shí)原則:申訴人應該知道或理應知道相關(guān)事實(shí)后的合理時(shí)間內及時(shí)提出申述,以便調查和處理,公司在接受到申述后,應及時(shí)處理并給予答復;但公司不受理申訴人應該知道或理應知道相關(guān)事實(shí)超過(guò)兩年的申訴。
6.工作流程
6.1.申訴信息的收集
申訴內容:工作中接受到的相關(guān)方關(guān)于負責任礦產(chǎn)供應鏈的與采礦、貿易、加工及出口情況有關(guān)的疑慮方面的信息。
6.2.申訴渠道
6.2.1.郵箱:ghzxy@vip.163.com
6.2.2.電話(huà):0797-8486626
6.2.3.來(lái)訪(fǎng)
電子郵箱及電話(huà)用于接收相關(guān)的詢(xún)問(wèn)和申訴。
6.3.申訴的內容
相關(guān)方對公司的供應鏈管理提起申訴時(shí),該申訴需包含以下內容:
a)寫(xiě)明申訴者的姓名(可匿名)、單位(如有)、聯(lián)系信息以及是否要求保密,如有保密要求則本公司予以保密;
b)詳細說(shuō)明申訴的事項及理由;
c)附相關(guān)支持性證據,這有利于申訴或溝通的解決;
d)如申訴人有可行的解決措施建議,歡迎一起提供給我司。
6.4.申訴信息的分類(lèi)
公司需對接收到的詢(xún)問(wèn)和申訴信息進(jìn)行分類(lèi)識別。申訴信息分為一般信息、重要信息、不予受理信息。
6.4.1.一般信息:相關(guān)方對公司負責任礦物供應鏈管理的咨詢(xún)、供方的調查問(wèn)卷等。
6.4.2.重要信息:管理不符合RMAP要求的信息;對公司礦物采購涉及公司識別高風(fēng)險的信息;對公司礦物采購不符合公司供應鏈政策的信息。
6.4.3.不予受理信息:瑣碎的、惡意的或者可能為了獲得競爭優(yōu)勢而產(chǎn)生的投訴;沒(méi)有令人信服的客觀(guān)證據支持的申訴。
6.5.申訴處理步驟
6.5.1.接受申訴或溝通:受理申訴或溝通的供應鏈小組人員負責記錄申訴與溝通內容,并確保把相關(guān)內容記錄在申訴登記表中。
6.5.2.初步評估:初步評估申訴與溝通的內容是否符合本申訴與溝通機制的范圍,并將相關(guān)信息傳達給公司的相關(guān)領(lǐng)導和部門(mén)。
6.5.3.申訴確認:在收到申訴與溝通事項的10個(gè)工作日內,向申訴人提供書(shū)面反饋,以確認收到申訴,并提供解決申訴的步驟和時(shí)間。
6.5.4.申訴回應:申訴調查將在接到申訴之后立刻開(kāi)展,在申訴開(kāi)始之日起45天內完成與申訴有關(guān)的調查報告或行動(dòng)報告,并形成回應結論,回應的內容將會(huì )有三種方式:
a)不符合申訴范圍,申訴不成立,駁回;
b)接受申訴,但本公司不存在申訴問(wèn)題,無(wú)需采取糾正改進(jìn)措施;
c)接受申訴,確認需要采取糾正或改進(jìn)措施。
6.5.5.改進(jìn)行動(dòng):如申訴方對調查報告或行動(dòng)措施不滿(mǎn)意,公司將開(kāi)展進(jìn)一步的調查和研究,確定需要深入開(kāi)展的行動(dòng)方案并予以實(shí)施。如申訴方仍就公司改進(jìn)行動(dòng)無(wú)法達成一致,可將申訴轉交給第三方進(jìn)行調解或聘請外部專(zhuān)家參與審查及磋商。
6.5.6.檢測與評價(jià):公司供應鏈小組每個(gè)季度將收到的申訴、解決以及未決的情況向公司高層匯報;每年分析申訴解決的情況以及時(shí)限,并評估申訴程序的有效性。
7.申訴者保護
7.1.申訴者信息保密:申訴信息由供應鏈小組負責登記與處理,處理人須對申訴者的信息嚴格保密,除分管領(lǐng)導外,嚴禁將申訴者信息透露給其他任何人員。
7.2.申訴者權益保護:公司鼓勵此類(lèi)申訴,并切實(shí)保護申訴者權,嚴禁因申訴打擊報復申訴者,同時(shí)保證其知情權,即申訴是否有效以及最終處置結果等信息。
本公司鄭重承諾: 堅決保護申訴者權益不受侵犯!